Gestione Magazzino Farmacia e Strategie Efficaci 

Il magazzino di una farmacia non è solo uno spazio per i medicinali: è il punto in cui si controllano le merci in entrata, gli ordini e le merci in uscita. Un'organizzazione per aree facilita le operazioni quotidiane e mantiene l'ordine.

Servono anche un controllo rigoroso delle condizioni ambientali e, per i prodotti che richiedono condizioni particolari, spazi dedicati: temperatura controllata, frigorifero, accesso limitato per motivi di sicurezza.

Mantieni una buona collaborazione con i fornitori: consegne puntuali e problemi risolti in fretta evitano mancanze di prodotto al banco. Una gestione poco accurata può causare perdite di prodotto, ritardi e disservizi per chi aspetta una terapia.

Il D.Lgs. 24 aprile 2006, n. 219 attua la direttiva 2001/83/CE sui medicinali per uso umano. È organizzato per titoli: il Titolo VII riguarda la distribuzione all'ingrosso, il brokeraggio e la distribuzione di sostanze attive.

Le Linee guida della Commissione europea del 5 novembre 2013 sulla buona pratica di distribuzione (GDP) si rivolgono ai distributori all'ingrosso, cioè a chi procura, detiene, fornisce o esporta medicinali senza fornirli al pubblico. Sono comunque un riferimento utile per organizzare locali, controllo della temperatura e gestione degli scaduti.

Per una farmacia contano anche le regole sulla vendita al pubblico, sulla tracciabilità e sulla gestione dei rifiuti. Confronta il tuo caso con la ASL, l'Ordine dei farmacisti o un consulente.

Il D.Lgs. 6 febbraio 2025, n. 10 adegua la normativa italiana al Regolamento delegato (UE) 2016/161 sulle caratteristiche di sicurezza dell'imballaggio dei medicinali. È in vigore dall'8 febbraio 2025; la disciplina dell'identificativo univoco si applica dal 9 febbraio 2025.

L'identificativo univoco è riportato in un codice bidimensionale (Data Matrix) che permette di verificare l'autenticità della confezione e di individuare la singola confezione. Per i medicinali non soggetti all'identificativo univoco resta il dispositivo su supporto di sicurezza (bollino).

Il decreto prevede anche un periodo di stabilizzazione per le operazioni di verifica e disattivazione. Per le istruzioni operative aggiornate consulta i chiarimenti pubblicati da AIFA e dal Ministero della Salute e controlla che il tuo gestionale legga il Data Matrix.

Per AIFA la regola generale è tenere i medicinali in luogo fresco e asciutto sotto i 25 °C, se il foglio illustrativo non dice altro. Se è indicata una temperatura precisa, non rispettarla può compromettere il farmaco. L'insulina, per esempio, va tenuta in frigorifero e può perdere efficacia se congelata. Le linee guida EMA sulle condizioni di conservazione usano per il frigorifero l'intervallo da 2 °C a 8 °C.

Le linee guida GDP indicano, per i locali dei distributori, una mappatura termica iniziale, sensori posizionati dove si registrano gli estremi, apparecchiature tarate e collegate a standard nazionali. Sono buone pratiche utili anche in farmacia.

Se una confezione ha subito un'escursione di temperatura, non rimetterla in vendita finché produttore o autorità sanitaria non confermano che è idonea.

L'art. 60 del DPR 9 ottobre 1990, n. 309 stabilisce chi tiene il registro di entrata e uscita, tra cui le farmacie aperte al pubblico e ospedaliere. Il registro generale è numerato e firmato in ogni pagina dal responsabile dell'ASL o da un suo delegato e deve essere conforme ai modelli del Ministero della Salute. Il testo prevede anche che il Ministero possa stabilire modalità di registrazione su supporto informatico.

Le annotazioni vanno in ordine cronologico, con numerazione progressiva per sostanza o medicinale. L'art. 62 prevede la chiusura annuale al 31 dicembre.

Non applicare a queste sostanze le procedure della merce ordinaria: separa il carico dal resto del magazzino e chiedi alla ASL le modalità di custodia, di registrazione e di eliminazione dei prodotti non più utilizzabili.

Le linee guida GDP prevedono che la rotazione delle scorte segua il principio «first expiry, first out» (FEFO), documentando le eccezioni. Prodotti falsificati, scaduti, richiamati o respinti vanno separati subito fisicamente e conservati in un'area dedicata, lontana dagli altri medicinali, con un livello di sicurezza adeguato e ben identificata.

Una revisione periodica delle scorte permette di individuare i prodotti prossimi alla scadenza e di decidere per tempo il riordino o la restituzione al fornitore, quando previsto.

Per smaltire i medicinali scaduti applica la normativa sui rifiuti e confrontati con la tua ASL, il gestore dei rifiuti o un consulente: le regole dipendono dal tipo di prodotto e dall'attività.

La rotazione indica quante volte la scorta di un prodotto viene rinnovata in un periodo. Con scorte che ruotano più in fretta riduci sprechi e capitale fermo.

• Indice puntuale: quantità venduta o prelevata divisa per la quantità attualmente in magazzino. Dà un'idea della velocità in un dato momento.
• Indice di periodo: quantità venduta nel periodo (per esempio un mese o un anno) divisa per la giacenza media del periodo.

Monitora anche i prodotti «slow-moving», cioè con pochi o nessun movimento. Quando un articolo non si muove per molto tempo, riduci la quantità ordinata, valuta una promozione se la normativa e la scadenza lo consentono, oppure non riordinarlo e libera lo spazio.

La classificazione ABC evita di immobilizzare troppo capitale su articoli poco rilevanti e migliora il controllo delle scorte. Un software gestionale riduce gli errori tipici delle operazioni manuali, come scorte registrate male, ordini sbagliati o prodotti difficili da rintracciare.

Per limitare gli sprechi controlla con regolarità le date di scadenza e rispondi alle quattro domande: cosa tenere in magazzino, come rifornirti, quando ordinare e quanto ordinare. Un'impostazione chiara dei fornitori e dei tempi di consegna evita accumuli e carenze.

I costi di gestione dipendono da spazio occupato, personale, strumenti, scarti per scadenza e capitale immobilizzato. Non esiste un valore standard: calcolali sulla tua attività con il commercialista.

L'art. 2426, numero 9, del codice civile prevede che le rimanenze si iscrivano al costo di acquisto o di produzione; se il valore di realizzazione desumibile dall'andamento del mercato è inferiore, si applica quest'ultimo. Il minor valore non si mantiene negli esercizi successivi se sono venute meno le ragioni della rettifica.

Il costo dei beni fungibili può essere determinato con i metodi previsti dal numero 10 dello stesso articolo (per esempio la media ponderata, il FIFO, il LIFO). Questi sono metodi di valutazione contabile e non vanno confusi con la rotazione fisica delle scorte.

Per le registrazioni contabili, le scadenze e il trattamento fiscale di scaduti e differenze inventariali chiedi al tuo consulente.

Un sistema di gestione del magazzino (WMS) o un gestionale di farmacia automatizza molte operazioni ripetitive: monitoraggio delle scadenze, tracciabilità dei lotti e pianificazione degli ordini. Ogni prodotto resta monitorato dall'ingresso all'uscita, con quantità disponibile, scadenza e posizione.

Meno errori manuali aiutano anche a mantenere il magazzino in linea con le regole, riducendo il rischio di violazioni. Prima di scegliere, prova il programma con i tuoi flussi reali e chiedi come vengono gestiti aggiornamenti normativi e backup dei dati.

Le linee guida GDP prevedono che, se i locali non sono gestiti direttamente dal distributore, sia in vigore un contratto e che i locali contrattuali siano coperti da una distinta autorizzazione alla distribuzione all'ingrosso. Per questo, prima di affidare farmaci a terzi, chiedi copia dell'autorizzazione e verifica che copra la tipologia di medicinali.

Chiedi anche come vengono mappate e monitorate le temperature, come sono gestiti gli scaduti e i richiami e quali dati puoi consultare in tempo reale.

Se cerchi uno spazio, consulta la pagina sul magazzino farmaceutico: la richiesta viene inoltrata alle aziende partner. Per merci a temperatura controllata c'è anche la guida alla logistica del freddo.