Deposito Archivi Documenti Cartacei: La Soluzione per la Gestione Documenti Aziendali

Fatture, contratti, documenti aziendali e documentazione legale sono ancora in gran parte cartacei. Quando in ufficio non c'è più spazio, un servizio di archiviazione esterno permette di accedere ai documenti quando servono, senza tenerli in ufficio. Su Depositi.it descrivi cosa devi archiviare e la richiesta viene inoltrata alle aziende partner, che propongono una struttura.

Archiviazione interna o deposito esterno

Con l'archiviazione interna conservi i documenti in azienda, in uffici o magazzini. Puoi avere problemi di spazio, più rischio di danneggiamento, costi aggiuntivi per la sicurezza e difficoltà a ritrovare un documento quando le carte aumentano.

Con un deposito archivi cartacei i documenti stanno in strutture pensate per conservarli. Molte sono protette da umidità, polvere e altri rischi. È una soluzione adatta alle aziende che archiviano molti documenti a lungo termine e vogliono accedervi con facilità.

Sicurezza

Perdita di documenti e accessi non autorizzati sono rischi da considerare. Chiedi alla struttura quali misure di sicurezza, fisiche e digitali, sono previste. Se cerchi spazio per un periodo breve vedi anche come archiviare documenti cartacei in ufficio e a casa.

La legge italiana prevede tempi di conservazione obbligatori che cambiano con il tipo di documento e di attività. Quelli qui sotto sono i riferimenti generali. Per il tuo caso concreto chiedi conferma al commercialista.

Scritture contabili, fatture e corrispondenza

Il Codice civile (art. 2220) dice che le scritture contabili si conservano per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Lo stesso periodo vale per le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e per le copie di quelli spediti. È ammessa la conservazione su supporti di immagini, se le registrazioni corrispondono ai documenti originali e possono essere rese leggibili in ogni momento.

Documenti fiscali

Per registri, scritture e fatture rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell'IVA, le norme tributarie rinviano all'obbligo di conservarli fino a quando non sono definiti gli accertamenti del periodo d'imposta. Questo può superare i dieci anni. Se hai un controllo in corso, non distruggere i documenti collegati.

Lavoro dipendente

Il libro del lavoro (LUL) va conservato per cinque anni dalla data dell'ultima registrazione. Questo termine è diverso da quello delle scritture contabili.

Contratti, ricevute e altri atti

• Non c'è un termine uguale per tutti: il tempo utile dipende da quanto dura il diritto che il documento prova.
• La prescrizione ordinaria è di dieci anni (art. 2946 c.c.). Alcuni pagamenti periodici si prescrivono in cinque (art. 2948 c.c.).
• Un documento che prova un diritto ancora aperto conviene tenerlo finché il diritto non si estingue.

Chiedi sempre conferma prima di eliminare atti importanti, come atti notarili e documenti su immobili.

Alcune strutture offrono la digitalizzazione dei documenti, con copie elettroniche protette da backup e un portale online per richiedere i documenti. Una copia digitale ti aiuta a cercare e consultare, ma non sostituisce da sola l'originale a tutti gli effetti di legge.

Conservazione digitale a norma

Il codice civile ammette la conservazione su supporti di immagini, purché le registrazioni corrispondano agli originali e siano leggibili in ogni momento. Per i documenti informatici con rilevanza fiscale valgono regole tecniche precise, fissate dalla normativa fiscale e dalle linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (in vigore dal 1° gennaio 2022). Salvare un file sul computer non basta: servono processi che mantengano il documento integro e leggibile negli anni.

Fatture elettroniche

Chi emette e chi riceve una fattura elettronica deve conservarla a norma (art. 39 del DPR 633/1972). L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione, a chi aderisce, un servizio gratuito di conservazione per le fatture emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio. Non vale per le fatture ricevute su carta.

Prima di distruggere un originale cartaceo dopo averlo digitalizzato, verifica con il commercialista o con il conservatore che il processo sia a norma.

Molti documenti d'archivio contengono dati personali di clienti, fornitori o dipendenti. Il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) si applica anche agli archivi cartacei, se i dati sono organizzati in modo da poterli ritrovare.

• Limitazione della conservazione: i dati personali si tengono per il tempo necessario alle finalità. Dove una norma fissa un termine, vale quello; negli altri casi lo stabilisci tu e lo indichi nell'informativa.
• Contratto con la struttura: se la struttura tratta dati personali per conto tuo, agisce di regola come responsabile del trattamento. Il rapporto va regolato con un contratto o altro atto scritto (art. 28).
• Sicurezza: restano a carico tuo, come titolare, misure adeguate. Chiedi alla struttura quali misure applica.

Distruzione dei documenti

Quando un documento non serve più e non ci sono obblighi di conservazione, va distrutto in modo sicuro. Chiedi alla struttura come avviene la distruzione e se rilascia una prova scritta.

Archivi pubblici e storici

Per gli archivi di enti pubblici e per gli archivi privati dichiarati di interesse culturale lo scarto richiede l'autorizzazione della Soprintendenza archivistica (D.Lgs. 42/2004, art. 21). Se pensi di rientrare in questi casi, informati prima di eliminare documenti.