Come Archiviare i Documenti Cartacei in Ufficio e a Casa

Archiviare bene serve a trovare le informazioni quando servono, evitare smarrimenti, tenere sotto controllo le scadenze e rispettare gli obblighi di conservazione. Vale per i documenti personali come per quelli aziendali.

Quattro domande prima di cominciare

• Quanti documenti cartacei produci ogni giorno?
• Chi li elabora e chi ne ha bisogno?
• Ti conviene l'ordine cronologico o quello alfabetico?
• Ti servono sottocartelle o bastano grandi raccoglitori?

Ogni categoria deve restare ben distinta, così un documento importante non si perde tra carte di poco conto. Qualunque metodo scelga, ogni documento deve avere una posizione chiara e chiunque ne abbia diritto deve poterlo trovare in fretta.

Ogni sei mesi o una volta all'anno, in base alla quantità di carta, rivedi l'archivio ed elimina ciò che non serve più. Stabilisci una regola chiara per lo smaltimento, così l'archivio non diventa caotico.

Ogni metodo ha vantaggi diversi: la scelta dipende dal tipo di documenti e da come li consulti.

• Per anno: è comodo per contabilità e documenti fiscali, perché vedi l'evoluzione dell'attività anno per anno e tieni a portata di mano quelli più recenti.
• Per categoria: ideale con documenti di ambiti diversi, ad esempio una categoria per i contratti, una per le fatture, una per le risorse umane. Non devi cercare tra faldoni di altro tipo.
• Per argomento: utile se lavori per progetti o per cliente e vuoi tutti i documenti correlati in un solo punto.
• In ordine alfabetico: molto usato per clienti, fornitori e dipendenti, perché trovi il file dal nome.
• In ordine numerico: funziona con numeri di fattura, codici cliente o riferimenti contabili.

L'obiettivo resta lo stesso: un sistema semplice e funzionale per tutti, in cui ogni documento ha una posizione definita e si ritrova in poco tempo.

Per i privati la legge non fissa un obbligo di conservazione uguale per tutti: i tempi vengono dalle prescrizioni (dopo quanto tempo un credito non si può più chiedere) e dai termini entro cui il fisco può controllare. Per questo i tempi sono indicativi: per un caso concreto chiedi a un consulente.

• Scontrini e ricevute d'acquisto: il Ministero delle imprese consiglia di tenere scontrino o fattura per almeno 26 mesi dalla consegna del bene. La carta termica sbiadisce: fotografa o scansiona lo scontrino subito.
• Bollette di luce, gas e acqua: la prescrizione è di 2 anni, dopo i quali il fornitore non può più chiedere importi non fatturati.
• Bollo auto: la tassa si prescrive al 31 dicembre del terzo anno successivo a quello in cui andava pagata.
• Multe: il diritto a riscuotere le sanzioni stradali si prescrive in 5 anni.
• Tributi locali (TARI, IMU): il Comune può accertare entro cinque anni.
• Affitti: i canoni si prescrivono in 5 anni.
• Polizze: tieni il contratto finché è in vigore. I diritti che ne derivano si prescrivono in genere in 2 anni dall'evento.

Documenti per la dichiarazione dei redditi e le detrazioni

L'Agenzia delle Entrate può notificare un avviso di accertamento entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della dichiarazione, o del settimo se la dichiarazione è stata omessa. Spese mediche, ricevute e documenti per le detrazioni vanno tenuti almeno fino ad allora. Per le ristrutturazioni la detrazione si recupera in più anni: chiedi al consulente fino a quando conservare i documenti.

Atti di proprietà, mutui e documenti bancari

Per atti di acquisto, successioni e contratti di mutuo non esiste un termine fisso: conservali finché possiedi il bene. Per i conti correnti, la banca deve fornirti copia della documentazione delle singole operazioni degli ultimi dieci anni.

L'articolo 2220 del codice civile fissa in dieci anni, dalla data dell'ultima registrazione, la conservazione delle scritture contabili. Lo stesso periodo vale per fatture, lettere e telegrammi ricevuti e per le copie di quelli spediti. Il codice ammette la conservazione su supporti di immagini, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e siano leggibili in ogni momento.

Le norme fiscali richiedono di tenere le scritture obbligatorie fino a quando non sono definiti gli accertamenti del periodo d'imposta: se un controllo è in corso, il termine di dieci anni può essere superato.

Fatture elettroniche

Con la fatturazione elettronica la fattura nasce come file strutturato, di norma in formato XML, e deve essere conservata a norma: salvarla sul computer non basta. Puoi affidarti a un conservatore privato oppure aderire al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate, attivabile dall'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Le fatture restano disponibili per 15 anni anche dopo la chiusura della partita IVA.

Sono conservabili solo le fatture elettroniche passate dallo SDI: quelle cartacee o fuori SDI restano fuori dal servizio.

Documenti del lavoro

Il LUL (libro dei dipendenti, con presenze e paghe) va conservato per cinque anni dalla data dell'ultima registrazione. Per altri documenti del personale chiedi al consulente del lavoro, perché i termini cambiano con il tipo di documento.

La carta soffre umidità, luce, calore e sbalzi di temperatura. Le Soprintendenze archivistiche indicano come riferimento per la carta circa 18 gradi e circa 55% di umidità relativa e ricordano che gli sbalzi improvvisi sono più dannosi delle variazioni stagionali. Sono valori orientativi, pensati per archivi storici: in casa e in ufficio puntare a un ambiente stabile e asciutto è già una buona protezione.

Lascia circolare l'aria tra e intorno agli scaffali per evitare ristagni di umidità. Per atti di proprietà, polizze e documenti insostituibili puoi valutare una cassaforte o un contenitore resistente al fuoco: controlla la resistenza dichiarata dal produttore. Se ti serve uno spazio protetto, leggi la pagina sul noleggio di casseforti e armadi di sicurezza.

Una copia digitale, su cloud o su un disco esterno tenuto altrove, riduce il rischio di perdita in caso di incendio, allagamento o furto.

Parti dalle categorie: bollette, documenti sanitari, atti di proprietà, documenti di stato civile, garanzie di acquisto e ricevute. È il primo passo verso un archivio ordinato.

Poi usa raccoglitori e cartelline trasparenti, etichettati con chiarezza. Un colore per ogni tipo di documento, o per ogni anno, rende il recupero più veloce.

Conserva tutto in un cassetto o in un armadio chiuso, in una zona non soggetta a umidità o calore eccessivo. Per contratti di casa, atti di proprietà e polizze assicurative valuta una scatola resistente al fuoco.

Tre regole pratiche

• Conserva ogni documento per il tempo che serve: guarda la tabella dei tempi di riferimento.
• Elimina periodicamente ciò che non serve più e distruggi i documenti con dati personali: un distruggidocumenti riduce il rischio di furto di identità.
• Digitalizza i documenti più importanti e tieni la copia su un cloud o su un disco esterno.

L'archivio corrente raccoglie i documenti di uso frequente, necessari all'attività quotidiana: devono essere facili da raggiungere. L'archivio di deposito contiene le pratiche concluse che non servono più ogni giorno ma vanno conservate, anche per obblighi di legge, e devono poter essere recuperate. L'archivio storico comprende i documenti scelti per la conservazione permanente per il loro valore storico, culturale o documentale.

Decidi poi dove tenerli. Puoi conservare i documenti in azienda, accessibili a chi ne ha bisogno, oppure usare un deposito esterno per liberare spazio in ufficio. Organizza i documenti in base alla frequenza d'uso: i contratti in corso restano a portata di mano, i progetti conclusi vanno in archivi dedicati.

Strumenti utili

• Ordine standard: alfabetico, numerico o per tipologia, uguale per tutti.
• Software di gestione documentale: cataloga e indicizza i documenti e facilita la ricerca.
• Scanner a disposizione: digitalizzare i documenti appena arrivano riduce lo spazio fisico e permette l'accesso da remoto.

Per i documenti riservati valgono anche le regole sulla privacy: leggi la sezione dedicata.

Il Codice dei beni culturali (D.Lgs. 42/2004) subordina all'autorizzazione del Ministero lo scarto dei documenti degli archivi pubblici e degli archivi privati per i quali è intervenuta la dichiarazione di interesse culturale. In pratica la richiesta si presenta alla Soprintendenza archivistica competente per territorio.

Gli archivi di Stato, regioni ed enti pubblici sono beni culturali per legge. Gli archivi di famiglie, persone, imprese o associazioni lo diventano solo dopo una dichiarazione specifica, riservata ad archivi di particolare importanza storica.

Se l'archivio è dichiarato

• Hai l'obbligo di conservarlo e inventariarlo.
• Spostamenti, passaggi di proprietà, scarti e interventi di riordino o restauro richiedono l'autorizzazione della Soprintendenza.
• Un cambio di proprietà o di detenzione va comunicato alla Soprintendenza.

Per gli enti pubblici l'archivio storico comprende in linea generale i documenti relativi ad affari esauriti da oltre quarant'anni, da ordinare e inventariare.

Il GDPR vale anche per i documenti cartacei. Il principio di limitazione della conservazione (art. 5) impone di tenere i dati per un tempo non superiore a quello necessario alle finalità. Il Garante privacy ha sanzionato una società che conservava fascicoli cartacei di clienti ormai cessati, senza procedure di cancellazione periodica.

Per la sicurezza il titolare del trattamento deve adottare misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32): per la carta significa armadi chiusi a chiave, accesso limitato e controllo di chi consulta l'archivio. Le informazioni particolarmente delicate, come i dati sulla salute (oggi dette categorie particolari di dati, art. 9), vanno trattate con particolare attenzione.

Per la distruzione puoi usare un distruggidocumenti o un servizio specializzato che applichi la norma UNI EN 15713 per la distruzione sicura di materiale riservato e rilasci un'attestazione di avvenuta distruzione. Il tuo consulente privacy può dirti quali termini e quali procedure valgono per la tua attività. Leggi anche la privacy policy del sito.

Se archiviare in casa o in ufficio richiede più spazio o tempo di quanto puoi dedicarci, esistono aziende che custodiscono archivi cartacei in locali dedicati e, in alcuni casi, offrono anche la digitalizzazione. Le condizioni cambiano da struttura a struttura: chiedi per iscritto cosa è incluso.

• Come vengono identificati e catalogati i faldoni.
• Con quali tempi e modalità puoi richiederli o restituirli.
• Chi può accedere ai documenti e come viene registrato l'accesso.
• Quali misure proteggono i locali da umidità, incendio e accessi non autorizzati.
• Cosa succede ai documenti a fine contratto o allo scadere dei termini di conservazione.

Il deposito non cambia i tempi di conservazione: l'obbligo di tenere i documenti resta tuo. Per saperne di più leggi la pagina archiviazione documenti cartacei o, se ti serve solo spazio, self storage.